Voir la source de Documentation complète sur le référencement des ressources numériques

__TOC__

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<center><font size = "4">'''- Comment indexer dans l<nowiki>’</nowiki>outil ORI -'''</font>
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==INTRODUCTION==

L<nowiki>’</nowiki>Outil de Référencement et d<nowiki>’</nowiki>Indexation ORI - OAI permet de gérer tous les documents numériques produits par les établissements universitaires, de les indexer de façon professionnelle et de les partager avec d<nowiki>’</nowiki>autres établissements en les rendant accessibles selon les droits définis.

La description des ressources se fait selon les normes AFNOR LOM-FR ou DublinCore.
<br><br>

==QUELLES RESSOURCES REFERENCER&nbsp;?==

Toutes ressources pédagogiques numériques déjà accessibles ainsi que les ressources que vous allez déposer sur la plate-forme de FOAD, nos serveurs de formations, le serveur de streaming et bientôt sur le serveur dédié au stockage sont susceptibles d<nowiki>’</nowiki>être référencées.
<br><br>

==PRINCIPE==

Pour chaque ressource à référencer, le formateur remplit une fiche qui répond aux critères de la norme supLOMfr. Alors, les fiches sont compatibles d<nowiki>’</nowiki>un établissement à un autre pouvant ainsi être recherchées et lues depuis un moteur de recherche OAI. Le principe d<nowiki>’</nowiki>échange de fiches est explicité ici&nbsp;:

[http://rutja.bretagne.iufm.fr/ramgen/gsNNE5fOfXGDg/ciuen13.rv rtsp://rutja.bretagne.iufm.fr//gsNNE5fOfXGDg/ciuen13.rv]

Remarque&nbsp;: Les ressources numériques, quant à elles, ne se déplacent pas et restent dans leurs établissements d<nowiki>’</nowiki>origine.

Donc, le formateur doit renseigner 12 métadonnées* obligatoires. Lorsque sa fiche est complète, il demande à ce qu<nowiki>’</nowiki>elle soit validée. Deux types de validations vont se succéder&nbsp;: la validation technique de la fiche, puis la validation documentaire où un personnel de la BFM (SCD) classera la ressource selon les classifications usitées dans les bibliothèques universitaires (Dewey…). Ces 2 étapes passées, la fiche sera publiée et aussitôt visible dans le moteur de recherche ORI de l<nowiki>’</nowiki>IUFM. Ce moteur se trouve dans l<nowiki>’</nowiki>ENT, onglet «&nbsp;Documentations&nbsp;» et menu «&nbsp;Patrimoine numérique&nbsp;».

''<nowiki>*</nowiki> Métadonnées&nbsp;: Les métadonnées sont des "&nbsp;données sur les données&nbsp;", c<nowiki>’</nowiki>est-à-dire un ensemble de caractères externes ou descripteurs d<nowiki>’</nowiki>un document, par exemple son auteur, sa date de création, son format… Une notice bibliographique est elle-même un ensemble de métadonnées.''
<br><br>

==OÙ REFERENCER LES RESSOURCES PEDAGOGIQUES&nbsp;?==

L<nowiki>’</nowiki>indexation se fait directement dans l<nowiki>’</nowiki>ENT.

L<nowiki>’</nowiki>application est accessible dans l<nowiki>’</nowiki>onglet «&nbsp;Documentations&nbsp;» et le menu «&nbsp;Référencement des ressources&nbsp;».

La page d<nowiki>’</nowiki>accueil ressemble à&nbsp;:

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-1.gif]]<br>i1</center>
<br><br>

==COMMENT REFERENCER LA RESSOURCE&nbsp;?==

Seuls les formateurs et personnels peuvent indexer des ressources dans l<nowiki>’</nowiki>outil ORI-OAI.

Pour cela, ils commencent par se connecter dans leur ENT avant de se rendre dans l<nowiki>’</nowiki>onglet «&nbsp;Documentations&nbsp;» et menu «&nbsp;Référencement des ressources&nbsp;».

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-2.gif]]<br>i2</center>

Dans le bandeau supérieur, nous utiliserons seulement le bouton «&nbsp;Accueil&nbsp;» pour revenir à la première page. Nous n<nowiki>’</nowiki>utiliserons pas les 3 autres boutons.

Si à votre arrivée, on vous demande de vous reconnecter, il faut alors cliquer sur le lien «&nbsp;Authentification CAS&nbsp;». La connexion se fera automatiquement.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-0.gif]]<br>i3</center>

Si à votre arrivée, un message de bienvenue s<nowiki>’</nowiki>affiche, il faut alors cliquer sur le bouton «&nbsp;Accueil&nbsp;».

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-4.gif]]<br>i4</center>

===- Ouvrir une nouvelle fiche===

Cliquer sur «&nbsp;Ressource pédagogique&nbsp;»&nbsp;; le formulaire LOM s<nowiki>’</nowiki>ouvre dans une nouvelle fenêtre dans sa version <nowiki>’</nowiki>auteur<nowiki>’</nowiki>.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-3.gif]]<br>i5</center>

Une '''aide''' est associée à chaque donnée à remplir. Le point d<nowiki>’</nowiki>interrogation jouxtant la donnée ouvre l<nowiki>’</nowiki>aide dans une fenêtre popup.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-5.gif]]<br>i6</center>

===- Remplir les différents champs===

Les métadonnées obligatoires sont indiquées ci-dessous en gras. Elles sont au nombre de 12, mais certaines sont pré remplies. Les autres sont facultatives.

* '''Titre&nbsp;:''' Donner le titre de la ressource.
* '''Langue&nbsp;:''' Choisir la ou les langue(s) du contenu de la ressource. Par défaut, le français est sélectionné. Pour ajouter une langue, cliquer sur «&nbsp;Ajout d<nowiki>’</nowiki>une langue&nbsp;».
* '''Description&nbsp;:''' Décrire la ressource.
* '''Mots-clés libres&nbsp;:''' Saisir les mots-clés en minuscules, et avec les accents ; mettre une majuscule pour les noms propres ; écrire les sigles en majuscules (ex : TICE, INSA…). Pour ajouter un mot-clé, cliquer sur «&nbsp;Ajout d<nowiki>’</nowiki>un mot-clé ».
* '''Granularité de la ressource&nbsp;:''' Choisir parmi les 4 niveaux de granularité proposés dans la liste déroulante. Les niveaux sont décrits dans l<nowiki>’</nowiki>aide (voir image i6).

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-6.gif]]<br>i7</center>

* '''Auteur&nbsp;:''' Par défaut l<nowiki>’</nowiki>identité de la personne qui remplit la fiche est affichée. Si vous n<nowiki>’</nowiki>êtes pas l<nowiki>’</nowiki>auteur, modifiez en allant chercher le véritable auteur dans la liste proposée. La «&nbsp;Recherche de vCard&nbsp;» permet de sélectionner un usager de l<nowiki>’</nowiki>IUFM.<br><br>1- Cliquer sur «&nbsp;Recherche de vCard&nbsp;».<br>2- Taper le nom.<br>3- Le résultat de la recherche s<nowiki>’</nowiki>affiche juste en-dessous.<br>4- Avec les flèches Haut et Bas du clavier (et uniquement avec ces flèches), sélectionner l<nowiki>’</nowiki>auteur, puis appuyer sur la touche «&nbsp;Entrée&nbsp;» du clavier.<br>5- Attendre. La fenêtre de recherche se referme. Le nom est enregistré.<br>6- Si la ressource est la production de plusieurs auteurs, faites «&nbsp;Ajouter un auteur&nbsp;».<br>7- Si un des auteurs n<nowiki>’</nowiki>est pas de l<nowiki>’</nowiki>IUFM, entrer directement les informations.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-7.gif]]<br>i8</center>

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-8.gif]]<br>i9</center>

* '''Date de création&nbsp;:''' Date à laquelle la ressource a été créée. Ne pas oublier de remplir ce champ obligatoire.

* Editeur&nbsp;: Personne ou organisme responsable de la mise à disposition de la ressource<br>Ex : une maison d<nowiki>’</nowiki>édition, un établissement.<br>Pour un établissement, le prénom n<nowiki>’</nowiki>est pas à renseigner (on donnera le nom de l<nowiki>’</nowiki>établissement dans le champ "nom").

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-9.gif]]<br>i10</center>


* '''Nature pédagogique de la ressource&nbsp;:''' Usage(s) dominant(s) prévu(s) pour la ressource.<br>A choisir dans une liste déroulante entre les valeurs proposées&nbsp;:

- Autoévaluation :'' activité d<nowiki>’</nowiki>évaluation personnelle.''

- Cours/présentation :'' au sens cours d<nowiki>’</nowiki>amphithéâtre, cours magistral dans sa version numérique. Il peut aussi être utilisé pour une conférence, un colloque, etc.''

- Examen :'' désigne une épreuve synthétique et à caractère normatif qui porte sur un ensemble de connaissances, permet de valider une étape d<nowiki>’</nowiki>obtention d<nowiki>’</nowiki>une UE, d<nowiki>’</nowiki>un diplôme ou d<nowiki>’</nowiki>un concours.''

- Exercice :'' à utiliser en particulier pour les TD, concerne les énoncés et les corrigés.''

- Expérience :'' à utiliser en particulier pour les TP, les plans de montage.''

- Questionnaire :'' un questionnaire est un type particulier d<nowiki>’</nowiki>exercice. Il inclut les "QCM" - questions à choix multiples, les "QROC" - questions à réponse ouverte et courte, les enquêtes.''

- Simulation :'' représentation paramétrable de la réalité basée sur un modèle (ex. : modélisation de phénomène physique, conduite d<nowiki>’</nowiki>engins, diagnostic, évolution de phénomènes financiers, etc.).''

Pour ajouter un type, cliquer sur «&nbsp;Ajout d<nowiki>’</nowiki>un type de ressource ».

* '''Public cible&nbsp;:''' Public(s) prioritairement destinataire(s) de la ressource. A choisir parmi les valeurs proposées dans une liste déroulante. Les publics sont décrits dans l<nowiki>’</nowiki>aide (voir image i11).<br>Pour ajouter un public, cliquer sur «&nbsp;Ajout d<nowiki>’</nowiki>un public cible ».

* '''Niveau du public cible&nbsp;:''' A choisir parmi les valeurs proposées dans la liste déroulante. Pour ajouter un niveau, cliquer sur «&nbsp;Ajout d<nowiki>’</nowiki>un niveau ».

* Durée d<nowiki>’</nowiki>apprentissage&nbsp;: Estimation du temps d<nowiki>’</nowiki>apprentissage moyen. Exemple d<nowiki>’</nowiki>une ressource dont le temps d<nowiki>’</nowiki>apprentissage est de 3h30, saisir 3 et 30 dans les cases Heures et Minutes.

* Proposition d<nowiki>’</nowiki>utilisation&nbsp;: Description d<nowiki>’</nowiki>une utilisation pédagogique de la ressource.


<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-10.gif]]<br>i11</center>

* '''Propriété intellectuelle&nbsp;:''' Permet d<nowiki>’</nowiki>indiquer si la ressource fait l<nowiki>’</nowiki>objet de droits d<nowiki>’</nowiki>auteur, copyrights... Généralement la réponse sera «&nbsp;oui&nbsp;».

* Description des droits&nbsp;: Conditions légales d<nowiki>’</nowiki>utilisation de la ressource. Il est conseillé de préciser l<nowiki>’</nowiki>étendue de l<nowiki>’</nowiki>accessibilité à la ressource (internet, intranet...).

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-11.gif]]<br>i12</center>

* '''Localisation&nbsp;:''' Lien URL de la ressource numérique.

* Format&nbsp;: Format(s) de la ressource. Choisir une valeur proposée dans la liste déroulante.

* Durée d<nowiki>’</nowiki>exécution de la ressource&nbsp;: Temps moyen nécessaire à l<nowiki>’</nowiki>utilisation de la ressource pédagogique à vitesse normale. Cette durée doit être indiquée pour les ressources audio et vidéo.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-12.gif]]<br>i13</center>

===- Enregistrer la fiche de métadonnées===

Pour enregistrer la fiche sans la fermer, cliquer sur le bouton «&nbsp;Sauvegarder&nbsp;».

Pour enregistrer la fiche,  la fermer puis revenir à la page d<nowiki>’</nowiki>accueil, cliquer sur le bouton «&nbsp;Sauvegarder et Quitter&nbsp;».

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-13.gif]]<br>i14</center>

<u>Remarque&nbsp;1</u> : Suivant le navigateur utilisé, lorsque l<nowiki>’</nowiki>on quitte la fiche, on ne revient pas au même endroit. Avec IE version 7, on arrive à la page «&nbsp;Mes ressources en cours d<nowiki>’</nowiki>édition&nbsp;», alors qu<nowiki>’</nowiki>avec Firefox 3, on doit fermer la fenêtre dans laquelle s<nowiki>’</nowiki>est ouvert la fiche de métadonnées, puis cliquer sur «&nbsp;Accueil&nbsp;».

<u>Remarque 2</u>&nbsp;: Le formateur peut sauvegarder sa fiche sans que toutes les informations ne soient saisies et y revenir ensuite.

===- Supprimer une métadonnée===

Pour certaines métadonnées, plusieurs valeurs  peuvent être enregistrées (exemple des mots-clés). Si plusieurs réponses ont été données, le formateur qui remplit la fiche peut à tout moment les supprimer en utilisant la corbeille.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-14.gif]]<br>i15</center>

===- Les ressources en cours d<nowiki>’</nowiki>édition===

La page d<nowiki>’</nowiki>accueil présente maintenant une nouvelle rubrique «&nbsp;Mes ressources en cours d<nowiki>’</nowiki>édition&nbsp;». Le nombre entre crochet indique le nombre de fiches en cours d<nowiki>’</nowiki>édition. Une fiche est «&nbsp;en cours d<nowiki>’</nowiki>édition&nbsp;» tant que le formateur n<nowiki>’</nowiki>a pas demandé sa validation.

Lorsque l<nowiki>’</nowiki>on cliquer sur cette rubrique, la liste des fiches en cours d<nowiki>’</nowiki>édition s<nowiki>’</nowiki>affiche.


<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-15.gif]]<br>i16</center>


<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-16.gif]]<br>&nbsp;<br>
[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-17.gif]]<br>i17</center>

Sont entourées de rouge, les informations sur la fiche.

Sont entourées de bleu, les actions possibles.

'''Pour rouvrir une fiche et la compléter ou la modifier, cliquer sur «&nbsp;Fiche LOM simple&nbsp;».'''

'''Pour demander la publication de la fiche, cliquer sur «&nbsp;Demander à publier&nbsp;».'''

Pour supprimer définitivement une fiche, sélectionner la fiche en cochant la case et cliquer «&nbsp;supprimer&nbsp;».

Attention&nbsp;: il n<nowiki>’</nowiki>est pas possible de demander la publication si une métadonnée obligatoire n<nowiki>’</nowiki>est pas renseignée. L<nowiki>’</nowiki>information manquante est précisée dans la colonne «&nbsp;Informations&nbsp;» comme ceci&nbsp;:

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-18.gif]]<br>i18</center>

Remarque&nbsp;: le niveau d<nowiki>’</nowiki>agrégation =  la granularité de la ressource.
<br><br>

==COMMENT PUBLIER LA FICHE&nbsp;?==

===- Principe===

Lorsque la fiche de métadonnées décrivant la ressource est complète, le formateur demande à ce qu<nowiki>’</nowiki>elle soit publiée. La publication exige 2 validations :

* '''La validation technique de la fiche'''<br>Un personnel du CIME/CRIM va vérifier que la localisation indiquée pour la ressource est correcte, va vérifier ou compléter le format de la ressource, et compléter d<nowiki>’</nowiki>autres métadonnées comme la taille de la ressource. Cette première validation faite, la fiche est placée en attente de la seconde validation&nbsp;:
* '''La validation documentaire'''<br>Un personnel de la BFM/SCD remplira la métadonnée «&nbsp;Classification&nbsp;de la ressource&nbsp;» selon les classifications usitées dans les bibliothèques universitaires (Dewey…) et UNIT*. Cette seconde validation réalisée, la fiche est automatiquement publiée.

Lorsque la fiche est publiée, elle est aussitôt visible dans le moteur de recherche ORI de l<nowiki>’</nowiki>IUFM. Ce moteur se trouve dans l<nowiki>’</nowiki>ENT, onglet «&nbsp;Documentations&nbsp;» et menu «&nbsp;Patrimoine numérique&nbsp;».

''<nowiki>*</nowiki> UNIT&nbsp;: L<nowiki>’</nowiki>Université Numérique Ingénierie et Technologie UNIT est l<nowiki>’</nowiki>une des Universités Numériques Thématiques nationales (UNT).''

===- Publier===

* Ouvrir la rubrique «&nbsp;Mes ressources en cours d<nowiki>’</nowiki>édition&nbsp;» (image i16).
* Cliquer sur l<nowiki>’</nowiki>action «&nbsp;'''Demander à publier&nbsp;'''» (image i17).
* Accompagner la demande de publication d<nowiki>’</nowiki>une observation (image i19).
* La demande est envoyée à l<nowiki>’</nowiki>équipe de validateurs techniques par mail.
* Ensuite le formateur est informé par courrier électronique de l<nowiki>’</nowiki>avancée des validations et de la publication finale.

Remarque&nbsp;: une fiche publiée ne peut plus être modifiée. Pour apporter des changements à la fiche, le formateur demandera de la retirer du référencement (toujours au travers de cet outil ORI).

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-19.gif]]<br>i19</center>

===- Les états de la fiche===

Après la demande de publication par le formateur, la fiche passe dans l<nowiki>’</nowiki>état «&nbsp;'''En attente de validation technique'''&nbsp;» et elle est classée dans la rubrique «&nbsp;Mes ressources en cours de publication&nbsp;».

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-20.gif]]<br>i20</center>

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-21.gif]]<br>i21</center>

Après la validation technique, la fiche passe dans l<nowiki>’</nowiki>état «&nbsp;'''En attente de validation par la BFM'''&nbsp;». Elle reste classée dans la rubrique «&nbsp;Mes ressources en cours de publication&nbsp;».

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-22.gif]]<br>i22</center>

Après la validation documentaire, la fiche passe dans l<nowiki>’</nowiki>état «&nbsp;'''Public'''&nbsp;». Elle est alors rangée dans la rubrique «&nbsp;Mes ressources publiées ». La fiche de métadonnée est automatiquement est aussitôt indexée dans le moteur de recherche ORI de l<nowiki>’</nowiki>IUFM.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-23.gif]]<br>i23</center>

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-24.gif]]<br>i24</center>

Avec l<nowiki>’</nowiki>état «&nbsp;En cours de création&nbsp;», ce sont les 4 états possibles pour une fiche de métadonnées.

===- Affichage de la fiche dans le moteur de recherche===

Les métadonnées affichées dans notre moteur de recherche sont celles renseignées par le formateur, l<nowiki>’</nowiki>équipe technique et le personnel de la BFM / SCD.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-25.gif]]<br>i25</center>

===- Dépublier / Retirer la  fiche publiée===

Pour différentes raisons (actualisation de la fiche, ajout d<nowiki>’</nowiki>un complément, ressource obsolète à ne plus référencer…), le formateur peut être amené à modifier ou supprimer sa fiche. La fiche doit tout d<nowiki>’</nowiki>abord être dépubliée.

* Cliquer sur «&nbsp;Récupérer ma fiche – Ma fiche ne sera plus référencée&nbsp;»,

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-26.gif]]<br>i26</center>

et remplir la fenêtre observation avant de valider.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-27.gif]]<br>i27</center>

Le formateur propriétaire de la fiche reçoit alors un message électronique de confirmation sur sa messagerie IUFM précisant que sa fiche «&nbsp;vient d<nowiki>’</nowiki>être dépubliée et désindexée du moteur de recherche&nbsp;».

La fiche passe alors dans l<nowiki>’</nowiki>état «&nbsp;En cours de création&nbsp;». Et les étapes suivantes sont à reprendre comme expliqué plus haut.

Pour éditer la fiche, cliquer sur «&nbsp;Fiche LOM simple&nbsp;».

Pour supprimer définitivement la fiche, la sélectionner en cochant et cliquer «&nbsp;supprimer&nbsp;».

Pour demander la publication de la fiche, cliquer sur «&nbsp;Demander à publier&nbsp;».
<br><br>

==GESTION DES FICHES DE METADONNEES==

Un formateur peut remplir autant de fiches qu<nowiki>’</nowiki>il a de ressources numériques pédagogiques à référencer. Chaque fiche est gérée de façon autonome et est rangée dans la rubrique correspondant à son état en cours.

<center>[[Image:Wiki-indexation-doc-auteur-28.gif]]<br>i28</center>

''Un tutoriel condensé, extrait de cette documentation, est aussi accessible sur le WikiCime de l<nowiki>’</nowiki>ENT.''

''CIME  (Cellule d<nowiki>’</nowiki>ingénierie Multimédia pour l<nowiki>’</nowiki>Enseignement)''

''IUFM de Bretagne''

''avril 2009''